El Servicio Ventanilla Digital es un canal 100% digital donde usted podrá presentar documentos digitalmente. Toda presentación de documentos que se realice por medio de este servicio se tramita en su totalidad digitalmente. Podrá presentar nuevos documentos para los registros de Inmobiliario, Bienes Muebles y Personas Jurídicas, revisar los estados del documento, recibir correos de notificación de cada evento y realizar las siguientes acciones sobre documentos en trámite:

• Reingresar con una Razón Notarial
• Reingresar sin Razón Notarial
• Presentar Adicional
• Presentar Retiro sin Inscribir
• Presentar un Ocurso
• Presentar una Calificación Formal

Prepárese !!, antes de utilizar el Servicio de Ventanilla Digital debe tener los siguientes componentes en su computadora:

• Software de firma digital y Agente Gaudi; Enlace: https://www.soportefirmadigital.com/web/es/
• Software de Adobe Acrobat Reader; Enlace: https://www.adobe.com/cr/acrobat/pdf-reader.html
• Aplicar la guía de configuración del MICITT para firmar digitalmente el documento PDF; Enlace: https://www.soportefirmadigital.com/web/es/guias-y-manuales.html

Ventanilla Digital está disponible para los Notarios registrados ante la Dirección Nacional de Notariado que cuenten con una Firma Digital al día y se encuentren debidamente habilitados. También pueden acceder a este aplicativo los Asistentes Digitales que hayan sido registrados por los notarios.

En Ventanilla Digital ya no se requiere utilizar el papel ni la boleta de seguridad en sus documentos, ahora su firma digital es la herramienta tecnológica que permite garantizar la autoría, no repudio e integridad de los documentos digitales. Para el caso de solicitudes (documentos privados) si es requerido realizarlo en papel de seguridad del notario.

En Ventanilla Digital se admiten únicamente archivos PDF firmados digitalmente por el notario cartulante, excepto en el caso específico de presentación de ciertos documentos privados ante el Registro de Bienes Muebles y Personas Jurídicas, que, debido a su naturaleza, son imprescindibles para concretar una determinada inscripción.

Si, en Ventanilla Digital se solicita únicamente que el PDF contenga al menos la firma digital del notario que ingresó a Ventanilla Digital, además de esta, el PDF puede contener otras firmas, si se trata de conotariado. Igualmente deben estar registrados en Ventanilla Digital y activos en la DNN.

Usted puede ingresar y navegar en cualquier momento en el Servicio de Ventanilla Digital, únicamente la presentación de documentos está limitada en un horario de 6:00 a.m. a 10:00 p.m. de lunes a viernes, conforme al artículo 29 del Reglamento del Registro Nacional respetando el Principio de Prioridad Registral.

Si el trámite solicitado al inscribirse un documento debe generar título de propiedad, se le enviará como adjunto al correo electrónico registrado. Ejemplos: traspasos, inscripciones o cambios de características. El Notario es el único responsable del uso que se haga del adjunto que se remitió. Igualmente puede descargarlo por una única vez desde la sección de Historia de Ventanilla Digital por un lapso de 3 meses después de inscrito el documento.

Para subsanar el defecto de un documento mediante razón notarial solo debo adjuntar la razón notarial en formato PDF y no la integridad del documento.

Si el documento es calificado como defectuoso y requiere adjuntar documentación anexa (como boleta de RTV), en esta fase debe realizarlo en la opción “Reingresar con razón notarial” y se procederá a adjuntar lo requerido.

Con interpretación homóloga conforme a los artículos 114 y 115 del Código Notarial debe incluirse el engrose en todos documentos digitales.

• Verifique que posea una conexión a internet activa navegando en alguna pagina
• Verifique la fecha de expiración de su firma digital
• Si esta dentro de una institución con seguridad avanzada en la red consulte si poseen algún bloqueo al servicio.
• Si tiene la posibilidad pruebe con un lector USB de cable largo no con la versión miniLector
• Si el problema persiste contacte un técnico en soporte externo para recibir ayuda avanzada

• Debe registrarse primero en la pagina de ventanilla digital
• Si ha cambiado su numero de cedula debe actualizarlo ante el BCCR y con su proveedor de firma digital y la DNN.
• El Servicio web de Ventanilla Digital para la presentación de documentos está disponible solo en horario de Lunes a Viernes de 6am – 10pm
• Si presenta el problema en el intervalo de tiempo disponible favor contacte al call center del RN.

• Verificar en el documento PDF firmado que se haya incrustado la Marca de Hora, para mayor detalle valide el documento con central directo; Enlace: https://www.centraldirecto.fi.cr/spa/Bccr.Firma.InformacionPublica.CD.SPA/#/
• Si el problema persiste contacte con Soporte Firma Digital

• Debe revisar en las propiedades que su documento PDF no supere el limite de 2.5MB, el sistema no admite archivos comprimidos (.RAR o .ZIP)
• Si el problema persiste contacte un técnico en soporte externo para recibir ayuda avanzada.

• Valide el documento PDF firmado con central directo https://www.centraldirecto.fi.cr/spa/Bccr.Firma.InformacionPublica.CD.SPA/#/
• Si el documento validado no tiene errores y aun presenta el error favor contacte al call center del RN.
• Si el documento validado tiene errores, contacte con Soporte Firma Digital

• Contacte al call center del RN con el tomo y asiento del documento principal.

• Una vez inscrito, cancelado o retirado un documento, se enviará una notificación al notario público indicando tal circunstancia. Dicho documento estará disponible en la sección de Historia por un lapso de 3 meses a partir de su inscripción. Luego de este tiempo deberá dirigirse a la plataforma de servicios para comprar las copias del documento. Igualmente, la documentación le fue enviada vía correo electrónico al notificarle la inscripción del documento.

La Firma Digital es una solución tecnológica que le permite autenticarse en Internet y firmar documentos electrónicos con todo el respaldo legal, al garantizar su identidad en la red. Dicho de otra forma, es como su cédula de identidad, pero para el mundo digital, con ella puede realizar trámites institucionales de una forma conveniente y novedosa.

La firma electrónica avanzada es un conjunto de datos que se adjuntan a un mensaje electrónico, cuyo propósito es identificar al firmante como autor de ésta de manera única, como si se tratara de una firma manuscrita. Por sus características brinda seguridad a las transacciones electrónicas de los usuarios, ya que con su uso se puede identificar al autor de la firma y además verificar que no se ha modificado el contenido firmado.

La firma digital avanzada contiene información que permite determinar con certeza su validez incluso después que el certificado digital ha vencido. Para lograr esto la firma digital incluye una estampa de tiempo e información de validación que permiten determinar la existencia y validez de la firma digital en un momento del tiempo anterior al vencimiento o revocación del certificado. La estampa de tiempo que incluye la firma digital avanzada permite determinar que la firma digital existía antes de la fecha y hora dada por la estampa.

Una firma digital básica pierde la certeza de su validez cuando expira el certificado. Una firma digital avanzada sigue siendo válida durante plazos largos que van más allá de la expiración del certificado. Para la presentación de sus documentos en Ventanilla Digital lo apropiado es utilizar la firma digital avanzada.

La Ley 8454 establece que la firma digital emitida por una autoridad certificadora registrada tiene la equivalencia jurídica de una firma manuscrita.

• Genere el documento en Word
• Desde Word guarde el documento como PDF
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• Seleccione Herramientas en la barra de menú
• Seleccione Certificados
• Seleccione Firmar Digitalmente
• Cree un recuadro de texto en el lugar donde desee estampar su firma digital
• Seleccione su firma y asegúrese de que junto a su nombre aparezca "CA SINPE - PERSONA FISICA"
• De clic en Firmar
• Coloque el nombre del nuevo PDF firmado digitalmente
• De clic en Guardar
• Coloque el PIN de su firma digital
• De clic en Aceptar

El documento PDF ahora está firmado digitalmente por usted con una firma avanzada LTV !

Para firmar un documento PDF con su firma digital puede utilizar Adobe Acrobat Reader DC u otra herramienta para firmar documentos que cumpla con la Política de Formatos Oficiales de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente de Costa Rica.

Debe seguir la guía del MICITT para configurar su Adobe Acrobat Reader DC para firmar sus documentos digitalmente con firma avanzada. La misma la puede encontrar en la sección Requisitos, es uno de los 4 requisitos para utilizar correctamente el Servicio de Ventanilla Digital.