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LEGALIZACIÓN DE LIBROS DE ASOCIACIONES
Descripción
Legalización de
libros de Asociaciones.
Requisitos para legalizar libros por
primera vez
·
Solicitud del
presidente o del representante legal indicando el nombre de la Asociación,
número de Cédula Jurídica, nombre y número del o los libros que se pretenden
legalizar. Esta solicitud debe traer la firma autenticada por un abogado de
conformidad con el Artículo 22 del Reglamento de la Ley de Asociaciones.
(Decreto N° 29496-J). O bien por un Notario, quien
deberá ajustarse a las disposiciones del artículo 111 del Código Notarial y
al artículo 32 de los Lineamientos para el Ejercicio y Control Notarial. En
caso de ser abogado y notario y querer autenticar sólo como abogado, no
deberá hacer uso de los sellos de notario, solo el sello de abogado, de lo
contrario deberá ajustarse a los requisitos notariales.
·
En caso de ausencia
del representante legal, podrán hacer la solicitud dos miembros de la Junta
Directiva en forma conjunta; indicando que es en ausencia temporal del
presidente, lo dicho conforme al Artículo 22 del Reglamento de la Ley de
Asociaciones. (Decreto N° 29496-J). Nota: Los
puntos anteriores siempre que tengan la personería al día.
·
Si dentro del
término de 30 días naturales a partir de la autorización, los libros no son
retirados, el Departamento de Asociaciones no se hará responsable por su
extravío y además procederá a la incineración de éstos, previo aviso que se
publicará en el Diario Oficial con 15 días de anticipación. (Artículo 23 del
Reglamento de la Ley de Asociaciones. Decreto N°
29496-J).
·
Si la Asociación
tiene la personería vencida y no ha pasado más de un año desde el momento de
vencimiento, podrán solicitar la legalización del Libro de Asambleas
Generales por primera vez. En ese caso la solicitud deberá ser firmada por
presidente, secretario y fiscal, o al menos dos de ellos. Nota: Solo aplica
para la primera legalización de Libros. No aplica para posteriores tomos.
·
Presentar SEIS
LIBROS para legalizar: Los cuales deben venir completamente en blanco. 1.
Actas de Asamblea General. (si se transcribe el acta de constitución de la
asociación, debe hacerse a partir del folio 2, sin excepción. No es
requisito) 2. Actas del Órgano Directivo. 3. Registro de asociados. 4.
Diario. 5. Mayor. 6. Inventarios y Balances.
·
APORTAR las especies
fiscales correspondientes (sin pegar) 15 COLONES FISCALES por libro y entero
bancario (BCR-Registro Nacional, de legalización de Libros de Asociaciones).
Libros Cosidos Deben de venir sin membrete del Ministerio de Hacienda. Sí lo
traen, tapar con una hoja blanca dejando libre el número de folio. Libros
Hojas Sueltas Las hojas sueltas son de tamaño oficio o carta, de igual manera
deberán presentarse unidas con algún tipo de empaste o amarre. Además, llevarán
impreso en cada uno de los folios, lo siguiente: el nombre de la Asociación;
el número de Cédula Jurídica; el tipo de libro; Ejemplo: Actas de Junta
Directiva #1. El foliado debe ser en forma consecutiva. Ver Artículos
21-22-23-24-25-26 Reglamento Ley Asociaciones.
·
Si los libros
aportados son libros cosidos, deben de venir sin membrete del Ministerio de
Hacienda. Sí lo traen, tapar con una hoja blanca dejando libre el número de
folio.
Si los libros
aportados son libros de hojas sueltas, las hojas sueltas son de tamaño oficio
o carta, de igual manera deberán presentarse unidas con algún tipo de empaste
o amarre. Además, llevaran en cada uno de los folios: Impreso el Nombre de la
Asociación; Número de Cédula Jurídica; Tipo de Libro; Ejemplo: Actas de Junta
Directiva #2. Numerados de forma consecutiva. Ver Artículos 21-22-23-24-25-26
Reglamento Ley Asociaciones.
Requisitos para
legalizar libros por extravío
·
Solicitud del
Presidente o del representante legal indicando el nombre de la Asociación,
número de Cédula Jurídica, nombre y número del o los libros que se pretenden
legalizar. Esta solicitud debe traer la firma autenticada por un abogado de
conformidad con el Artículo 22 del Reglamento de la Ley de Asociaciones.
(Decreto N° 29496-J). O bien por un Notario, quien
deberá ajustarse a las disposiciones del artículo 111 del Código Notarial y
al artículo 32 de los Lineamientos para el Ejercicio y Control Notarial. En
caso de ser abogado y notario y querer autenticar solo como abogado, no
deberá hacer uso de los sellos de notario, solo el sello de abogado, de lo
contrario deberá ajustarse a los requisitos notariales. Nota: El número de
libro que se pretende legalizar no deberá ser el mismo número de libro que se
extravió o perdió. Ejemplo, si se extravió el libro Junta Directiva #2, se
deberá solicitar la reposición del libro Junta Directiva #3.
·
En caso de ausencia
del representante legal, podrán hacer la solicitud dos miembros de la Junta
Directiva en forma conjunta; indicando que es en ausencia temporal del
presidente, lo dicho conforme al Artículo 22 del Reglamento de la Ley de
Asociaciones. (Decreto N° 29496-J). Nota: Los
puntos anteriores siempre que tengan la personería al día. Si la personería
esta vencida, ya no se podrá solicitar legalización alguna.
·
Publicar por una vez
en el diario oficial La Gaceta y en un diario de circulación nacional el
edicto de ley, con el fin de oír objeciones ante el departamento de
Asociaciones. Dichas publicaciones se deben presentar con los demás
requisitos, ocho días hábiles después de la publicación. (Edicto debe
presentar la hoja de publicación en el diario oficial y en el periódico de
circulación nacional, si presenta edicto recortado o fotocopia, debe venir
certificada por abogado, fecha y periódico donde se publicó el edicto).
·
Aportar las Especies
fiscales correspondientes (sin pegar) 15 COLONES FISCALES por libro y Entero
bancario (BCR-Registro Nacional, legalización de Libros de Asociaciones).
·
Certificación de un
contador público, declarando que los registros contables está al día (atraso
no puede ser mayor a 6 meses conforme el artículo 124 del Código de Normas y
Procedimientos Tributarios)*. Caso contrario deberá aportarse una declaración
jurada del presidente y tesorero de la asociación indicando los motivos que
justifiquen que los registros contables no están al día o lo que corresponda
en su caso. * Tratándose del libro de Inventarios, el cierre contable del
mismo conforme al artículo 255 del Código de Comercio, se hace al cierre del
periodo fiscal correspondiente. Cabe indicar que a partir del año 2020 y en
lo sucesivo, el cierre fiscal quedaría establecido al 31 de diciembre de cada
año.
·
Si los libros
aportados son libros cosidos, deben de venir sin membrete del Ministerio de
Hacienda. Sí lo traen, tapar con una hoja blanca dejando libre el número de
folio.
Si los libros
aportados son libros de hojas sueltas, las hojas sueltas son de tamaño oficio
o carta, de igual manera deberán presentarse unidas con algún tipo de empaste
o amarre. Además, llevaran en cada uno de los folios: Impreso el Nombre de la
Asociación; Número de Cédula Jurídica; Tipo de Libro; Ejemplo: Actas de Junta
Directiva #2. Numerados de forma consecutiva. Ver Artículos 21-22-23-24-25-26
Reglamento Ley Asociaciones.
Requisitos para
legalizar libros por haberlos concluido
·
Solicitud del
Presidente o del representante legal indicando el nombre de la Asociación,
número de Cédula Jurídica, nombre y número del o los libros que se pretenden
legalizar. Esta solicitud debe traer la firma autenticada por un abogado de
conformidad con el Artículo 22 del Reglamento de la Ley de Asociaciones.
(Decreto N° 29496-J). O bien por un Notario, quien
deberá ajustarse a las disposiciones del artículo 111 del Código Notarial y
al artículo 32 de los Lineamientos para el Ejercicio y Control Notarial. En
caso de ser abogado y notario y querer autenticar solo como abogado, no
deberá hacer uso de los sellos de notario, solo el sello de abogado, de lo contrario
deberá ajustarse a los requisitos notariales.
·
En caso de ausencia
del representante legal, podrán hacer la solicitud dos miembros de la Junta
Directiva en forma conjunta; indicando que es en ausencia temporal del presidente,
lo dicho conforme al Artículo 22 del Reglamento de la Ley de Asociaciones.
(Decreto N° 29496-J). Nota: Los puntos anteriores
siempre que tengan la personería al día. Si la personería esta vencida, ya no
se podrá solicitar legalización alguna.
·
Indicar el número de
libro nuevo que se va a iniciar.
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Aportar el libro que
se concluye firmada por el presidente y secretario (para libro de actas) o
por el tesorero (para libros contables), con la última página libre para su
cierre final.
·
APORTAR las especies
fiscales correspondientes (sin pegar) 15 COLONES FISCALES y entero bancario
(BCR-Registro Nacional, legalización de Libros de Asociaciones).
·
Certificación de un
contador público, declarando que los registros contables está al día (atraso
no puede ser mayor a 6 meses conforme el artículo 124 del Código de Normas y
Procedimientos Tributarios)*. Caso contrario deberá aportarse una declaración
jurada del presidente y tesorero de la asociación indicando los motivos que
justifiquen que los registros contables no están al día o lo que corresponda
en su caso. * Tratándose del libro de Inventarios, el cierre contable del
mismo conforme al artículo 255 del Código de Comercio, se hace al cierre del
periodo fiscal correspondiente. Cabe indicar que a partir del año 2020 y en
lo sucesivo, el cierre fiscal quedaría establecido al 31 de diciembre de cada
año.
·
Si los libros
aportados son libros cosidos, deben de venir sin membrete del Ministerio de
Hacienda. Sí lo traen, tapar con una hoja blanca dejando libre el número de
folio.
·
Si los libros
aportados son libros de hojas sueltas, las hojas sueltas son de tamaño oficio
o carta, de igual manera deberán presentarse unidas con algún tipo de empaste
o amarre. Además, llevaran en cada uno de los folios: Impreso el Nombre de la
Asociación; Número de Cédula Jurídica; Tipo de Libro; Ejemplo: Actas de Junta
Directiva #2. Numerados de forma consecutiva. Ver Artículos 21-22-23-24-25-26
Reglamento Ley Asociaciones.
Medio
En forma personal en la Ventanilla de Legalización de Libros del
Departamento de Reconstrucción y Actualización de la Información. Registro de
Personas Jurídicas.
Tiempo de entrega
2 días hábiles (Ley N° 8220 y su respectivo reglamento)
Profesional requerido
Abogado/Notario (para autenticación de
firma)
Contador Público (certificación de
libros contables)
Derechos y / o Timbres
El detalle de los timbres a cancelar
dentro del entero bancario:
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Registro Nacional
Tasa De Legalización: 2.000 Colones.
·
Timbre Fiscal: 125
colones.
·
Timbre Fiscal: 15
colones por cada libro.
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Timbre Colegio De
Abogados: 275 Colones (cuando la solicitud se realice por medio de
un instrumento público).
Para realizar el cálculo y pago del Entero Bancario:
Se puede realizar mediante el Sistema de Tasación Bancaria Timbres del Registro Nacional en el Banco de Costa Rica. Y cancelarse únicamente en las cajas
del Banco de Costa Rica (BCR), Si tiene cuenta bancaria en el BCR puede
realizar el pago en la sucursal electrónica de dicho banco.
Se debe seleccionar el REGISTRO Y ACTO a ser calculado:
Registro: Asociaciones.
Acto: Legalización - Extravío de Libros
Actualización: 07/08/2020
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